Como criar e configurar Workflows no CLICQ?

Confira neste artigo:

• O que é um workflow?
• Vídeo: Como criar e configurar workflows?
• Como acessar e criar um novo workflow?
  • Tipo de bloco: Início
  • Tipo de bloco: Formulário
  • Tipo de bloco: Condição
  • Tipo de bloco: Status
• Construindo seu workflow
• Configurações: alteração de nome e repetição de questões

O que é um workflow?

O workflow, ou fluxo de trabalho, permite que você crie uma sequência de questionários, onde a depender do resultado de cada etapa, diferentes responsáveis, prazos ou formulários são acionados para continuar o processo. 

Com essa automação, as etapas avançam sozinhas e você acompanha todo o histórico de forma auditável.

Assista ao vídeo tutorial ou leia as orientações detalhadas abaixo para criar seus Workflows.

Vídeo: Como criar e configurar Workflows?

Como acessar e criar um novo workflow?

1. No menu lateral, acesse a página Workflows.

2. Acesse a aba Meus workflows.

3. Clique no botão + Novo workflow.

4. Dê um nome ao fluxo.

5. Clique em Criar.

Após criar o seu workflow, você será direcionado para a tela de montagem. Ela é dividida em duas partes: o menu lateral com os Tipos de bloco e a Área do workflow.

Veja abaixo como e quando utilizar cada tipo de bloco, para que possa construir seu workflow.

Tipo de bloco: Início

No CLICQ, um workflow é uma sequência de formulários automatizada, portanto, o bloco de Início é onde você irá selecionar o formulário que inicia esta sequência.

1. Selecione o formulário desejado.
2. Selecione os usuários que devem ter permissão para iniciar o fluxo.

Tipo de bloco: Formulário

Este tipo de bloco adiciona um formulário ao fluxo.

1. Selecione o formulário desejado.
2. No campo Responsável, selecione usuários responsáveis pela realização dessa etapa ou pela aplicação desse formulário.
3. No campo Prazo, defina em quantos dias o usuário deverá responder.
4. (Opcional) Ative a opção Notificar Responsável para que os usuários recebam alertas sobre o prazo, evitando que fiquem com o status de atrasado.

Tipo de bloco: Condição

Cria caminhos diferentes dependendo da classificação da nota do formulário.

1. Clique no botão + Condição.

2. Selecione a opção de Classificação da nota.

3. Selecione uma opção de classificação.

4. Conecte esta opção com um novo bloco.
   
   Por exemplo: se for 'Boa', você pode adicionar um bloco onde o fluxo termina. Se for ‘Média’ ou 'Ruim', o caminho leva para um novo formulário.

Tipo de bloco: Status

Finaliza um caminho do fluxo, adicionando um status. Ele não é obrigatório, mas ajuda na organização.

1. Selecione um status pronto.
   
   ou

2. Crie um novo status:

   1. Digite no campo de texto o nome do status.

   2. Clique no botão para adicionar o novo status.

   3. Selecione uma cor para este status clicando no quadrado à esquerda.

Construindo o workflow

Agora que você já entende a área de trabalho e os tipos de bloco e como configurá-los, basta construir seu workflow.

1. Configure o bloco Início, com o formulário que deve iniciar o fluxo.
   
   
   
   

2. Segure e arraste o tipo de bloco que deseja adicionar para a área em branco do workflow ao lado.
   
   
   
   

3. Para conectar as etapas, segure e arraste até encostar no bloco seguinte.
   
   
   

4. Clique dentro do novo bloco que você adicionou para preencher as informações (escolher o questionário, definir prazos ou criar a regra da condição).

5. Repita os passos até finalizar todos os caminhos.

6. Quando finalizar, clique em Salvar, no canto superior direito.
   
   
   

Configurações: alteração de nome e repetição de questões

Abaixo dos tipos de bloco, clique no botão de Configurações. 

• Nome do workflow: Edite o nome do workflow no campo de texto. 
  
  
  
  
• Respostas à serem repetidas: Selecione questões que terão as respostas repetidas a partir da primeira vez que forem preenchidas.
  
  Por exemplo: se a questão Número da nota fiscal foi respondida na primeira etapa, quando esta questão aparecer novamente no fluxo, a resposta já vem preenchida automaticamente.
  
  

Esperamos que este artigo tenha sido útil para você! 🍎

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