Como registrar uma venda por arquivo no Rastreador 5G?

Confira neste artigo:

• Quando usar a venda por arquivo
• As duas modalidades: venda finalizada e ordem de venda
• Antes de começar
• Etapa 1 — Selecionar o tipo de envio e enviar a planilha
• Etapa 2 — Mapeamento do arquivo
• Etapa 3 — Mapeamento de produtos e embalagens
• Etapa 4 — Resultado da importação
• Depois de importar uma ordem de venda
• Editar e excluir uma venda importada
• Erros mais comuns e o que fazer 

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•  Quando usar a venda por arquivo

Em vez de registrar cada saída individualmente, você importa uma planilha com todas as vendas do período. Serve tanto para quem exporta dados de um ERP quanto para quem controla as vendas em planilha.

A importação é feita pelo botão Venda por arquivo, na página Vendas — ao lado de + Nova venda. Todos os registros importados aparecem na listagem dessa mesma página, identificados como Venda por arquivo finalizada ou Ordem de venda.

[IMAGEM 1] Página Vendas — botão Venda por arquivo ao lado de + Nova venda

 As duas modalidades

Antes de enviar o arquivo você escolhe o tipo de envio. A escolha depende de uma coisa só: os produtos já têm código de rastreamento?

	Venda finalizada	Ordem de venda
Situação	A venda já foi finalizada.	A venda ainda não foi finalizada.
Produtos	Já possuem o código de rastreabilidade gerado.	Ainda não possuem código de rastreabilidade.
Arquivo	Precisa conter o código de rastreamento.	Não contém o código — apenas as demais informações do produto e da venda.
Resultado	A venda entra registrada e concluída.	A relação entre o código de rastreabilidade e o registro de venda é feita depois, na própria ordem.
Planilha modelo	Modelo específico de venda finalizada.	Modelo específico de ordem de venda.

 

[IMAGEM 2] Etapa 1 — seleção do tipo de envio: Venda finalizada

[IMAGEM 3] Etapa 1 — seleção do tipo de envio: Ordem de venda

•  Antes de começar

  • Formatos aceitos: .xlsx, .xls e .csv.
  • É permitido enviar um arquivo por importação.
  • Cada modalidade tem a sua própria planilha modelo. Baixe a que corresponde ao tipo de envio selecionado — os campos exigidos são diferentes.
  • Datas devem estar no formato DD/MM/AAAA e quantidades usam vírgula para casas decimais.
  • Para concluir a importação é obrigatório ter embalagens — você pode criá-las durante o processo.

•  Etapa 1 — Selecionar o tipo de envio e enviar a planilha

1. Acesse a página Vendas e clique em Venda por arquivo. Você entra na tela Importar arquivo de venda, no Passo 1 de 3.

2. Em Selecionar tipo de envio, escolha Venda finalizada ou Ordem de venda. A descrição abaixo do seletor confirma o que cada opção significa, e a tela inteira passa a se referir ao tipo escolhido.

3. Na seção Enviar planilha de venda finalizada (ou de ordem de venda), clique em Ver preenchimento para ver um exemplo ou em Baixar modelo para baixar a planilha do tipo selecionado.

4. Na área Importe seu arquivo .xlsx, xls ou .csv, arraste o arquivo ou use o link clique para fazer o upload.

5. Aguarde a conclusão do envio. Se enviou o arquivo errado, remova-o pelo ícone ao lado do nome. Não é possível avançar sem um arquivo.

[IMAGEM 4] Etapa 1 — arquivo enviado com sucesso

6. Clique em Avançar.

•  Etapa 2 — Mapeamento do arquivo

Indique qual coluna da sua planilha corresponde a cada campo do Rastreador. Os campos marcados com asterisco (*) são obrigatórios.

Campos da Venda finalizada

[IMAGEM 5] Etapa 2 — Mapeamento do arquivo (venda finalizada)

 

Campo do Rastreador	Obrigatório	O que informar
codigoRastreamento	Sim	Código de rastreabilidade já gerado. O produto do código precisa ser o mesmo mapeado no sistema (se o código é de banana, o produto mapeado deve ser banana) e precisa estar disponível em estoque.
dataMovimentacao	Sim	Data da venda, no formato DD/MM/AAAA.
documentoDestino	Sim	Documento do destino. Precisa ser um destino já cadastrado em uma empresa no Rastreador.
nomeTipoProduto	Sim	Nome do produto como aparece na sua planilha. Aceita qualquer tipo de dado.
quantidade	Sim	Somente números. Não pode ser 0 nem ficar vazia. Use vírgula para decimais.
lote	Depende	Aceita letras e números. É obrigatório quando o código de rastreamento não for mapeado, e opcional quando ele for. O lote precisa ser único para o código de rastreabilidade do produto em estoque — o Rastreador reconhece o lote e gera a venda sobre o código correspondente.
nomeEmbalagem	Não	Se o campo for mapeado mas vier vazio, o nome usado será o da unidade da embalagem.
capacidadeEmbalagem	Não	Somente números. Se o campo for mapeado mas vier vazio, a capacidade padrão é 1.
unidadeEmbalagem	Não	As unidades aceitas são un, kg ou L. Se o campo for mapeado mas vier vazio, o Rastreador usa un.
codigoPedido	Não	Se ficar vazio ou não for mapeado, o Rastreador gera automaticamente. Itens com o mesmo código de pedido são agrupados em um único pedido.
precoUnitario	Não	Somente números, maior que zero e menor que 999.999,99.
plu	Não	Se o PLU for mapeado, é obrigatório informá-lo no arquivo.
notaFiscalSaida	Não	Aceita qualquer tipo de dado. Mesmo mapeado, não é obrigatório preencher.
nomeDestino, complemento, informacoesExtras, observacoes	Não	Aceitam qualquer tipo de dado.

Campos da Ordem de venda

A ordem de venda usa a mesma lista, sem o campo codigoRastreamento — os códigos são relacionados depois.

[IMAGEM 6] Etapa 2 — Mapeamento do arquivo (ordem de venda)

 

Campo do Rastreador	Obrigatório	O que informar
dataMovimentacao	Sim	Data da venda, no formato DD/MM/AAAA.
documentoDestino	Sim	Documento do destino. Precisa ser um destino já cadastrado em uma empresa no Rastreador.
nomeTipoProduto	Sim	Nome do produto como aparece na sua planilha. Aceita qualquer tipo de dado.
quantidade	Sim	Somente números. Não pode ser 0 nem ficar vazia. Use vírgula para decimais.
lote	Não	Aceita letras e números.
nomeEmbalagem, capacidadeEmbalagem, unidadeEmbalagem	Não	Mesmas regras da venda finalizada: capacidade padrão 1, unidades un, kg ou L (padrão un).
codigoPedido, precoUnitario, plu, notaFiscalSaida, nomeDestino, complemento, informacoesExtras, observacoes	Não	Mesmas regras da venda finalizada.

Com os campos obrigatórios mapeados, clique em Avançar.

•  Etapa 3 — Mapeamento de produtos e embalagens

1. Para cada produto da planilha, selecione o tipo de produto correspondente na base PariPassu. Se o produto já tiver sido mapeado antes, o campo vem preenchido.

2. Na venda finalizada, o produto selecionado precisa ser o mesmo produto do código de rastreabilidade informado no arquivo.

3. Informe a embalagem e, quando solicitado, a capacidade da embalagem. Se a embalagem ainda não existir, crie uma nova — as informações que vieram no arquivo aparecem pré-preenchidas.

[IMAGEM 7] Etapa 3 — Mapeamento de produto e embalagem

4. Clique em Avançar.

•  Etapa 4 — Resultado da importação

O Rastreador apresenta o resumo com Sucesso de importação e Erros encontrados.

Importação concluída

O resumo mostra quantos itens foram importados e lista os pedidos criados na coluna Código do pedido. O botão Definições de erros detalha as regras de validação, e Voltar para venda encerra a importação.

Pronto! Suas vendas foram registradas com sucesso 🎉

[IMAGEM 8] Resultado da importação — sucesso

Importação com erros

1. Clique em Baixar planilha de erros.

2. Cada erro indica a linha da planilha e a regra que não foi atendida.

3. Corrija as linhas e reenvie a planilha.

[IMAGEM 9] Resultado da importação — erros encontrados

•  Depois de importar uma ordem de venda

Na modalidade Ordem de venda, a importação não finaliza a venda: ela cria a ordem com os produtos e as quantidades previstos.

A ordem fica disponível na listagem, onde você acompanha o progresso de atendimento de cada produto (por exemplo, 0/25 — 0%) e completa as informações até finalizar a venda.

• Só é possível selecionar os códigos de rastreabilidade do produto definido na etapa de mapeamento.
• A quantidade vem preenchida com o valor do arquivo importado e pode ser alterada — o estoque é atualizado conforme a alteração.
• A embalagem vem pré-preenchida com a do arquivo importado.
• É possível adicionar mais produtos à ordem.
• O número do pedido não pode ser alterado.
• Não é possível imprimir registros de venda cujo código de rastreabilidade ainda não foi selecionado.

[IMAGEM 10] Ordem de venda — Passo 2 de 2, produtos aguardando o código de rastreamento

• Editar e excluir uma venda importada

Edição — venda finalizada

• O número do pedido não pode ser alterado.
• Quantidade e embalagem vêm preenchidas com o que estava no arquivo.
• É possível alterar a quantidade vendida e o código do produto vendido — o estoque é atualizado nos dois casos.
• É possível adicionar mais produtos.
• Uma ordem de venda só pode ser excluída enquanto ainda não tiver sido editada.
• Ao excluir um registro, o mapeamento e os dados do pedido não são mantidos: se o mesmo arquivo for usado de novo, o Rastreador não o reconhecerá como já mapeado.
• Se a quantidade vendida não zerou o estoque, ela volta para o estoque no código correspondente.
• Se a venda zerou o estoque ou foi acima do disponível, o estoque volta a ser o que era antes da venda por arquivo.

Exclusão

Fluxo	Estoque
Situação inicial	8 kg de Abacate
Venda por arquivo de 100 kg de Abacate	0 kg de Abacate
Exclusão do registro da venda por arquivo	8 kg de Abacate

•  Erros mais comuns e o que fazer

Mensagem	O que fazer
Nenhum rastreamento foi encontrado com o código de rastreamento especificado.	Confira o código informado na planilha e se ele existe no Rastreador.
O produto indicado no Rastreador não condiz com o código de rastreabilidade informado. O produto deve estar disponível em estoque.	O produto mapeado precisa ser o mesmo do código e estar disponível em estoque.
Nenhum rastreamento foi encontrado com o lote especificado.	Confira o lote: ele precisa ser único para o código de rastreabilidade do produto em estoque.
A data deve estar no formato DD/MM/AAAA.	Ajuste a formatação da coluna de data na planilha.
O documento do destino deve ser um destino já cadastrado em uma empresa no Rastreador.	Cadastre o cliente/destino antes de importar, ou corrija o documento na planilha.
Campo mapeado encontra-se vazio.	Preencha o campo obrigatório nas linhas indicadas.
O campo aceita apenas valores numéricos.	Revise quantidade, capacidade da embalagem ou preço unitário: eles não aceitam texto.
Unidade de medida inválida. As unidades aceitas são un, kg e L.	Ajuste a coluna de unidade da embalagem para un, kg ou L.
Arquivo inválido. Apenas .XLSX, .XLS e .CSV	Salve a planilha em um dos formatos aceitos e envie novamente.
Há colunas duplicadas no cabeçalho	A primeira linha da planilha tem nomes de coluna repetidos. Renomeie ou remova as duplicadas.

 

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