Como utilizar a Gestão de Documentos do CLICQ 2.0?

O que é a Gestão de Documentos?

É o espaço dentro do CLICQ 2.0 para organizar a documentação de qualidade da sua operação — no mesmo lugar onde você já registra seus dados de rastreabilidade. Cada documento pode ter um controle de versões, uma validade controlada automaticamente pelo sistema, e permissões de acesso configuráveis por usuários ou equipes.

O que preciso saber antes de começar?

Para que você consiga utilizar a Gestão de Documentos sem dificuldades, entenda primeiro estes conceitos:

Como navegar na página de Gestão de Documentos?

Acesse a página Gestão de Documentos pelo menu lateral esquerdo. A aba principal, "Meus Documentos", mostra todos os documentos e pastas aos quais você tem acesso. Nela você pode:

• Criar uma pasta nova.
  
  
  
  
• Adicionar documentos.
  
  
  
  
• Filtrar pela barra de busca, por data de validade ou por status.
  
  
  
  
• Alternar entre visualização em lista ou em galeria.
  
  
• Exportar documentos em uma planilha excel: lista com nome, versão vigente, data de adição e data de validade, limitada aos documentos a que o usuário tem acesso. 
  
   
  
  

Como criar e gerenciar uma pasta?

1. Clique em "+ Novo" e escolha "Adicionar pasta".
   
   
   
   
2. Dê um nome à pasta.
   
   
   
   
3. Em Gerenciar acesso de visualização, escolha entre:
   1. Todos os usuários — qualquer pessoa da conta poderá acessá-la; ou
      
      
      
      
   2. Selecionados — você escolhe usuários e equipes específicos (busque pelo nome da pessoa).
      
      
      
      
4. Clique em Criar. A pasta aparece na página "Meus Documentos".
   
   
   
   
5. Clique nos três pontinhos da pasta, para acessar as opções de gerenciamento:
   
   
   
   1. Mover para dentro de outra pasta;
      
      
      
      
   2. Editar nome ou permissão;
      
      
      
      
   3. Arquivar (o que arquiva também todos os documentos dentro dela — lembre-se de que isso é reversível).
      
      
      
      
6. Clique na pasta para entrar nela e começar a adicionar documentos.

Como adicionar e gerenciar documentos?

1. Dentro da pasta desejada (ou na página inicial), clique em "+ Novo" e escolha "Adicionar documento".
   
   
   
   
2. Dê um nome ao documento.
   
   
   
   
3. Informe a Versão — pode ser um número ou texto, do jeito que fizer sentido para sua operação. Novas versões ficarão registradas no histórico deste mesmo documento.
   
   
   
   
4. (Opcional) Defina uma data de validade. Quando o documento vencer, o sistema avisa automaticamente e você pode localizá-lo filtrando pelo status "Vencido".
   
   
   
   
5. Em Gerenciar acesso de visualização, escolha entre "Todos os usuários" ou "Selecionados".
   
   
   
   
6. Arraste ou selecione o arquivo nos formatos aceitos pelo sistema.
   
   
   
   
7. Clique em Salvar.

Editando e controlando versões dos documentos

Você pode realizar alguns controles dentro de cada documento, para isso, clique nos três pontinhos e escolha a opção:

• Baixar documento
• Adicionar versão — soma ao histórico, não substitui. Atualize somente o campo de versão e data de validade, adicionando o documento novo ao histórico.
  
  
  
  
• Mover para uma pasta
• Editar — aba "Detalhes" (nome, validade, permissão).
  
  
  
  
• Ainda em Editar, a aba "Versões" (histórico completo)
  
  
  
  
• Arquivar — reversível; para recuperar, filtre por "Arquivado" e selecione "Ativar"

Dúvidas comuns e como resolver

• Não consigo editar pastas e documentos. Acessando pelo menu lateral esquerdo, a página de Permissões, verifique se você possui a permissão "Gerenciar documentos e pastas".
• Não consigo ver um documento que deveria ter acesso. Verifique se você também tem acesso à pasta onde ele está — permissões de pasta e documento são independentes.

• Meu arquivo não sobe / é rejeitado no upload. Confirme se o formato está entre os aceitos pelo sistema.

• Não encontro o usuário que quero adicionar na permissão. A busca funciona somente pelo nome da pessoa, caso tente buscar pelo e-mail não terá retorno.

• Um documento está marcado como "Vencido". Isso significa que a data de validade cadastrada já passou. Edite o documento para atualizar a validade ou adicione uma nova versão vigente — o documento vencido permanece no histórico.

• Arquivei um documento ou pasta por engano. Nada foi perdido. Filtre pelo status "Arquivado", localize o item e selecione "Ativar" no menu de três pontinhos.

Esperamos que este artigo tenha sido útil para você!

Até a próxima!